Indemnités de télétravail : des précisions apportées par la nouvelle circulaire 2021/c/20 du fisc

05/03/2021

Avant la crise liée au Coronavirus, la circulaire Ci.RH.241/616.975 (AGFisc 2/2014) du 16.01.2014, relative à la mise à disposition par l'employeur d'un ordinateur et/ou d'une connexion et d'un abonnement internet et l'intervention de l'employeur pour l'utilisation d'une connexion internet, d'un abonnement internet et d'un ordinateur privé, organisait déjà l'intervention de l'employeur dans les frais liés au télétravail.

Avec le Coronavirus et les mesures gouvernementales recommandant fortement le télétravail pour limiter la propagation du Covid-19, le Fisc a adopté une circulaire 2020/c/100 le 14 juillet 2020 relative à l'indemnité forfaitaire de télétravail, dans le but de préciser les indemnités pouvant être accordées dans le cadre du télétravail.

Cependant, des difficultés d'application sont apparues et des décalages entre le texte et la pratique ont été constatées. Le texte de la circulaire prévoyait par exemple qu'il fallait faire au moins 5 jours de télétravail par mois pour bénéficier d'une indemnité de télétravail pourtant en pratique, l'ONSS acceptait que l'indemnité soit accordée pour au moins 1 jours de télétravail par semaine.

Au vu de ces différences, le Fisc a adopté, après consultation de l'ONSS, la nouvelle circulaire 2021/c/20 relative aux interventions de l'employeur pour le télétravail, le 26 février 2021. Cette circulaire traite notamment des franchises d'impôts accordées sur les indemnités perçues par les travailleurs de leur employeur dans le cadre du télétravail.

La circulaire est entrée en vigueur le 01er mars 2020 et définit un cadre plus clair.

· Champ d'application de l'indemnité forfaitaire de télétravail 

La circulaire concerne le télétravail effectué dans les locaux privatifs du travailleur 

Seul le télétravail organisé dans le cadre de journées de travail normales est concerné par cette indemnité, à l'exclusion des travailleurs qui travaillent de chez eux le soir ou le week-end par exemple.

Les dirigeants d'entreprise ne sont pas concernés par la présente circulaire bien qu'ils peuvent bénéficier du remboursement des dépenses propres à l'entreprise.

· L'indemnité forfaitaire de bureau 

L'indemnité forfaitaire couvre tous les frais de bureau dont la liste comprend :

  • L'usage d'un espace de bureau dans le logement du travailleur ;
  • Les fournitures informatiques et d'impression ;
  • Les fournitures de bureau ;
  • Les fournitures de base telles que l'eau, l'électricité et le chauffage ;
  • Les frais d'entretien ;
  • Les frais d'assurance ;
  • Le précompte immobilier ;
  • Le café, l'eau, les rafraichissements ;

Un employeur peut octroyer une indemnité forfaitaire de bureau d'un montant maximal de 129,48 euros/mois au travailleur qui effectue du télétravail de manière structurelle et sur base régulière pendant une partie substantielle de leur temps de travail et ce montant ne sera pas soumis aux règles d'indexation fiscales. Pour les mois d'avril, mai et juin 2021, ce montant sera augmenté à 144,31 euros/mois.

On entend par télétravail structurel et régulier l'équivalent d'une journée de travail par semaine pouvant être répartie soit sur une journée de travail complète, soit sur deux demi-journées, ou encore sur quelques heures effectuées sur plusieurs jours de la semaine.

L'évaluation de ces journées de travail s'effectue sur une base mensuelle. Donc si un travailleur effectue toute une semaine de télétravail sur un mois par exemple et se rend les autres semaines sur le lieu du travail, il fait du télétravail structurel et régulier.

Les travailleurs qui effectuent un travail à temps partiel peuvent également bénéficier de ce montant maximal dans les mêmes conditions que les travailleurs à temps plein, sans que celui-ci soit réduit proportionnellement au nombre d'heures prévues dans leur contrat de travail.

Le montant de l'indemnité forfaitaire de bureau peut également être payé pendant les congés annuels ordinaires et l'employeur peut faire une distinction quant à l'indemnité octroyée sur base de la catégorie de personnel. Une telle distinction doit toutefois pouvoir être suffisamment justifiée.

En plus de l'indemnité forfaitaire de bureau, l'employeur peut rembourser l'achat par le travailleur en télétravail de mobilier de bureau ou matériel informatique pour autant que l'employeur mette à disposition ce type de matériel sur le lieu de travail. Dans ce cas, ce remboursement sera considéré comme un remboursement des dépenses propres à l'employeur.

Le remboursement des dépenses propres à l'employeur peut intervenir uniquement pour les éléments suivants :

  • Un siège de bureau
  • Une table de bureau
  • Une armoire de bureau
  • Une lampe de bureau fonctionnelle
  • Un deuxième écran d'ordinateur
  • Une imprimante et/ou un scanner
  • Un clavier
  • Une souris, une souris de pied, un pavé tactile (trackpad) ou une boule de commande (trackball)
  • Un casque téléphonique
  • Un appareillage spécifique dont les personnes ayant un handicap ont besoin pour pouvoir travailler aisément avec un pc.

· Autres indemnités de télétravail dont peut bénéficier le travailleur

Lorsqu'un travailleur utilise sa connexion ou son abonnement internet privés à des fins professionnelles dans le cadre du télétravail, l'employeur peut lui verser une indemnité forfaitaire d'un montant maximal de 20 euros/mois.

Ce montant s'ajoute à l'indemnité forfaitaire de télétravail et ne sera pas indexé.

De même un travailleur qui utilise son ordinateur privé à des fins professionnelles dans le cadre du télétravail a droit à une indemnité forfaitaire maximale de 20 euros/mois.

Lorsque seul(s) un deuxième écran d'ordinateur, une imprimante et/ou un scanner du travailleur est (sont) utilisé(s) pour l'activité professionnelle (l'ordinateur étant mis à disposition par l'employeur), le forfait de 20 euros/mois pour l'utilisation d'un ordinateur privé n'est pas applicable.

Dans ce cas, il peut être accepté qu'une indemnité de 5 euros/mois et par élément soit accordée, avec un maximum de 10 euros/mois, pendant une durée maximale de 3 ans. 


Carine Sandra SOUMELONG